Een werknemer kan de klacht schriftelijk indienen bij de werkgever van de beklaagde, dus de werkgever van degene tegen wie de klacht zich richt. In deze brief wordt deze werkgever opgeroepen om de klacht door de klachtencommissie te laten onderzoeken.

Om de werknemer te helpen een klacht duidelijk en compleet te maken, hebben wij een conceptbrief opgesteld.

Rechtstreeks bij de commissie de klacht indienen

Indien de werkgever naar ons verwijst voor het indienen van een klacht, dan kan de werknemer rechtstreeks bij ons de klacht indienen. De contactpersoon van werkgever wordt dan door het secretariaat op de hoogte gesteld dat een onderzoek start. Als er vragen zijn, kan er contact opgenomen worden met mevrouw Schreuder van ons secretariaat (telefoon: 08877-08855 en schreuder@an-i.nl).

1. Begripsbepaling en toepasselijkheid

a. Klachtencommissie ongewenst gedrag: de commissie die de klacht van de klager behandelt.

b. Klager: degene die de klacht indient (werknemer / klant / burger).

c. Beklaagde: de persoon of  personen tegen wie de klacht zich richt.

d. Werkgever: de rechtspersoon of natuurlijk persoon waar de beklaagde werkzaam is, bijvoorbeeld op grond van een arbeidsovereenkomst, aanstelling,  opdracht-, stage-, leerovereenkomst of uitzendovereenkomst. Waar in onderstaande over werkgever wordt gesproken is vaak ook bedoeld de organisatie die de klacht door de commissie laat behandelen. 

e. Klacht: een op schrift gestelde uiting van ongenoegen, waarin de klager zich uitlaat over ongewenst gedrag van een persoon (personen / orgaan) die voor een organisatie werkzaam is (zijn).

f. Toepasselijkheid: Deze klachtenprocedure is van toepassing op de behandeling van klachten van klagers over de wijze waarop een persoon (personen / orgaan) die voor een organisatie werkzaam zijn zich ongewenst heeft gedragen, welke op enige wijze verband houdt met diens werk, welk gedrag zowel tijdens als buiten het werk kan hebben plaatsgevonden. Op verzoek van een organisatie kan de procedure ook toegepast worden op andere situaties en andere personen die een klacht indienen of beklaagd worden.

g. Ongewenst gedrag: handelingen van een groep of van een individu, gericht tegen een persoon die deze handelingen als bedreigend, vernederend of intimiderend ervaart. Dit ongewenst gedrag kan zich uiten in de vorm van seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en pesten.

h. Seksuele intimidatie: het gedrag dat met het geslacht van een persoon verband houdt en dat tot doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast en dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Het is een vorm van ongewenst gedrag op seksueel gebied, zoals opmerkingen, hinderlijk gedrag of het ongewenst betasten van iemand, waarbij de grenzen in de omgangsvormen worden overschreden.

i. Discriminatie: iedere uiting waarbij sprake is van het ongelijk behandelen of achterstellen van mensen, met betrekking tot o.a. godsdienst, geslacht, afkomst, leeftijd, ras, levensovertuiging, politieke gezindheid of seksuele geaardheid;

j.  Agressie / intimidatie: voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, al dan niet met de bedoeling om een wil op te leggen.

h. Pesten:  een stelselmatige vorm van agressie waarbij één of meer personen proberen een andere persoon fysiek, verbaal of psychologisch schade toe te brengen.

i. AN-i: arbeidsrechtkantoor AN-i is de organisatie van waaruit de klachtencommissie optreedt, welk kantoor tevens het secretariaat van de klachtencommissie voor haar rekening neemt.

1. Indienen van een klacht  (fase 1 – aanmeldingen)

1.1.  Een klager dient een klacht schriftelijk in bij de werkgever van de beklaagde, derhalve de werkgever van degene waartegen de klacht zich richt. Naast het per post indienen van de klacht, kan de ondertekende klacht ook als bijlage per e-mail verzonden worden. De werkgever (van de beklaagde) neemt contact op met het secretariaat van de klachtencommissie, waarna deze werkgever informatie ontvangt over de werkwijze van de commissie. Het in te vullen opdrachtformulier wordt door het secretariaat toegezonden. De werkgever stuurt de klacht en het opdrachtformulier naar de klachtencommissie, waarna de klacht in behandeling wordt genomen. Indien de werkgever reeds is aangemeld bij de commissie, dan kan de klacht ook rechtstreeks door de klager bij de commissie ingediend worden en wordt de contactpersoon van werkgever hiervan op de hoogte gesteld. 

1.2. De klachtencommissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en daarna informeert zij de klager over de te volgen procedure. De klachtencommissie laat weten of de klacht wel of niet ontvankelijk is.

1.3. De klachtencommissie toetst of de klacht compleet is en geeft indien nodig de klager de gelegenheid om de klacht te completeren. De klacht moet ondertekend zijn en bevat ten minste: – naam, adres, telefoon, BSN-nummer en e-mailadres van de klager. – De naam en het adres van de werkgever, de contactgegevens van de contactpersoon bij werkgever – De naam van de beklaagde(n) en indien beschikbaar hun directe contactgegevens – De verhinderdata van de klager i.v.m. mogelijke hoorzitting (bijvoorbeeld afwezigheid in verband met vakantie). – De datum van indienen klacht – Een grondig gemotiveerde omschrijving van de klacht, waar mogelijk vergezeld met bewijsstukken.

1.4. Na ontvangst van de klacht of het compleet maken van de klacht, worden de beklaagde en de verantwoordelijke persoon (de contactpersoon) bij werkgever, op de hoogte gesteld van de klacht, zoals deze door de klachtencommissie is ontvangen.

1.5. Het secretariaat meldt aan de klager en beklaagde de personen die in de klachtencommissie zitting nemen en die de klacht inhoudelijk in behandeling nemen. Een partij kan bezwaar maken tegen de benoeming van een persoon, indien gerechtvaardigde twijfel bestaat aan zijn/haar onpartijdigheid of onafhankelijkheid.

1.6. De klacht wordt vertrouwelijk behandeld. Dat wil zeggen de informatie die in de procedure wordt gedeeld, wordt door (het secretariaat) van de commissie  slechts ter beschikking gesteld aan de klager, beklaagde en de verantwoordelijke personen bij de werkgever. Indien dat dienstig kan zijn voor behandeling van de klacht (in het bijzonder voor de bewijsvoering), kunnen derden in de procedure betrokken worden, die daarmee op onderdelen enige kennis krijgen van de inhoud van de klacht en het standpunt van partijen.  De leden van de commissie zijn verder verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in deze hoedanigheid vernemen.

1.7. De klager en beklaagde kunnen zich laten bijstaan of laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.

1.8. De klager kan de klacht intrekken voor of tijdens de hoorzitting. Een latere intrekking van de klacht kan alleen met instemming van de beklaagde, uiterlijk tot het bekend worden van de bevindingen van de klachtencommissie.  

2. Hoorzittingen en verslaglegging  (fase 2 – zittingen)

2.1. De klachtencommissie zal de klager uitnodigen voor een besloten hoorzitting, in beginsel op een neutrale locatie en veelal op het kantoor van de commissie in Zeist en anders in de regio waar het werk gewoonlijk wordt verricht. Bij deze hoorzitting zullen namens de klachtencommissie minimaal twee personen aanwezig zijn en kan de klager zich laten vergezellen. Klager krijgt tijdens de hoorzitting uitgebreid de gelegenheid om de klacht persoonlijk nader toe te lichten (maximaal twee uur). Tijdens deze hoorzitting is de beklaagde niet aanwezig.

2.2. De klachtencommissie zal de beklaagde uitnodigen voor een besloten hoorzitting, in beginsel op een neutrale locatie en veelal het kantoor van de commissie in Zeist en anders in de regio waar het werk gewoonlijk wordt verricht. Indien er meer beklaagden zijn, dan is het aan de commissie om te bepalen of er meerdere hoorzittingen worden gehouden. Bij deze hoorzitting zullen namens de klachtencommissie minimaal twee personen aanwezig zijn en kan de beklaagde zich laten vergezellen. De beklaagde krijgt tijdens de hoorzitting uitgebreid de gelegenheid om persoonlijk op de klacht te reageren (maximaal twee uur). Tijdens deze hoorzitting is de klager niet aanwezig.

2.3. De klachtencommissie zal van iedere hoorzitting een verslag maken, met een zakelijke weergave van wat er is besproken. Dit verslag wordt eerst verzonden naar de persoon die is gehoord, welke de gelegenheid krijgt om verbeteringen of aanvullingen voor te stellen. Verbeteringen van feitelijke onjuistheden worden verwerkt in het verslag en aanvullingen op wat er is gezegd, worden als opmerking in het verslag opgenomen. Bij het niet reageren binnen de gestelde termijn, wordt het verslag geacht akkoord te zijn bevonden. De klachtencommissie rondt zelfstandig het verslag met de eventuele opmerkingen af en mag deze aan de wederpartij doorsturen, nu het gaat om een verslag van de commissie en voor het versturen daarvan geen goedkeuring is vereist.

3. De schriftelijke antwoorden op de verslagen van de wederpartij (fase 3 – hoor)

3.1. Beide partijen krijgen gelijktijdig het verslag van de hoorzitting van de wederpartij en de gelegenheid om daarop schriftelijk te antwoorden.

3.2 In het antwoord op het verslag van de wederpartij kunnen partijen verwijzen naar te verstrekken bewijsstukken of andere vormen van beschikbaar bewijs.

3.3. De commissie beoordeelt na binnenkomst van de antwoorden op de verslagen of zij het nodig acht dat onderdelen nader onderzocht zullen worden. Indien de commissie dat nodig acht, dan kan zij zelf nader bewijzen opvragen, bijvoorbeeld door bepaalde bewijsstukken op te vragen of getuigen te horen.

3.4. De commissie is in verband met de behandeling van de klacht bevoegd alle gewenste inlichtingen in te winnen. Mocht het nodig zijn dat hiervoor specialisten ingeschakeld worden en daaraan kosten zijn verbonden, dan vereist dat de goedkeuring van de opdrachtgever.

3.5. De commissie zal verslagleggen van wat zij heeft verkregen of vernomen uit de nadere bestudering van de informatie, vergezeld met eventuele bewijsstukken, wat zij aan partijen zal verstrekken die daarop kunnen reageren.

4. De laatste schriftelijke reactie  (fase 4 – wederhoor)

4.1. Ter afronding van de procedure krijgen beide partijen nog de gelegenheid om te reageren op datgene wat door de ander naar voren is gebracht. Het betreft een korte laatste reactie op de standpunten die door de wederpartij zijn ingenomen en eventuele bewijzen. Het is niet toegestaan om in deze fase met een nieuw verwijt of nieuw verweer te komen, dan wel  nieuwe bewijzen aan te dragen. De commissie zal daarbij kijken of bepaalde punten eerder naar voren gebracht hadden kunnen worden. De commissie staat het in deze fase volledig vrij om nieuwe verwijten of verweren terzijde te laten, bijvoorbeeld omdat de wederpartij daarop niet heeft kunnen reageren.

4.2. De commissie kan er geheel naar eigen bevinding toe overgaan om een partij nog een laatste akte te laten nemen (een laatste verweer voeren). Deze akte is dan gericht is op een specifiek onderdeel dat door de wederpartij is aangevoerd. Een partij die daarvan gebruik maakt is gehouden om zich in deze akte (dit verweer) tot dat specifieke onderdeel te beperken en dus geen nieuwe verweren te voeren.

5. Bevindingen in het rapport (fase 5 – rapport)

5.1. Ter afronding van de procedure zal de klachtencommissie een rapport opstellen waarin zij de procedure, de gestelde feiten, de klacht en de bevindingen en haar oordeel uitwerkt. In het bijzonder zal de commissie gemotiveerd ingaan op het wel of niet gegrond zijn van de klacht, veelal in de vorm of dat wel of niet aannemelijk is geworden. 

5.2. De termijn voor het afronden van het rapport is drie weken. Mocht het tot een vertraging komen, dan wordt de reden daarvoor en de nieuwe termijn kenbaar gemaakt aan beide partijen.

5.3. Het rapport met de bevindingen wordt gelijktijdig naar de klager, de beklaagde en de daartoe aangewezen persoon bij de werkgever verzonden. Dat rapport wordt digitaal en beveiligd naar partijen verzonden. 

5.4. Eventuele schrijffouten of andere misslagen in het rapport die voor beide partijen kenbaar moeten zijn, kunnen uit eigen beweging door de commissie en op verzoek van een partij worden hersteld, waarvoor beide partijen vooraf in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk hun standpunt hierover kenbaar te maken.

5.5. Tegen het oordeel van de commissie staat geen bezwaar of beroep open. Over de uitkomst en motivatie wordt niet nader gecorrespondeerd. Met het rapport en daarin de bevindingen is de procedure afgerond. De registratie van de klacht en de behandeling wordt voor vijf jaar door het secretariaat van de commissie bewaard.

5.6. Het blijft de verantwoordelijkheid van partijen zelf welke rechtsgevolgen zij op het rapport laten volgen.

6. Termijnen

6.1. De klachtencommissie bepaalt de uiterste termijn waarop een partij kan reageren. Deze termijn is een vervaltermijn. Normaal gaat het om een dag of enkele dagen, doch de commissie bepaalt de duur. Het staat de klachtencommissie vrij om eigen conclusies te verbinden aan het gegeven dat een partij de termijn heeft laten verlopen.

6.2. Slechts bij hoge uitzondering zal de commissie op gemotiveerd verzoek van een partij uitstel verlenen, wat alleen rechtsgeldig is als het schriftelijk is bevestigd.

7. Overige

7.1. Zowel de klager als de beklaagde en ook derden zijn gehouden om de klachtencommissie een eerlijke voorstelling van zaken te geven en geen relevante feiten te verzwijgen, als ook naar eer en geweten de commissie te informeren. Van alle betrokkenen wordt verwacht dat zij zich met respect over de medemens uitlaten en zich niet onrechtmatig gedragen.

7.2. De klachtencommissie is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen, in het bijzonder niet als de klacht niet valt onder de toepasselijkheid van de klachtenregeling, wanneer reeds eerder een zelfde (soort) klacht is ingediend, wanneer de klachtenregeling geen adequate route of oplossing kan bieden voor de bijzondere situatie die zich voordoet als ook wanneer de omstandigheden waarop de klacht betrekking heeft strafrechtelijk wordt onderzocht of hierover een oordeel wordt gevraagd bij een andere instantie met rechtsbevoegdheid. Evenmin wordt een advies gegeven  als de werkgever surseance van betaling is verleend, failliet is verklaard, bedrijfsactiviteiten zijn gestaakt of wanneer er sinds de omstandigheden waarop de klacht betrekking heeft al te veel tijd is verstreken. De klager en de beklaagde zijn gehouden relevante informatie in dit kader te verstrekken.

7.3. Mocht achteraf blijken dat een partij zich schuldig heeft gemaakt aan het grovelijk misleiden van de klachtencommissie, dan kan de andere partij dat ter beoordeling aan de klachtencommissie voorleggen, waarna het uitsluitend aan de klachtencommissie is om te bepalen of zij overgaat tot het heropenen van de behandeling van de klacht.

7.4.  Het arbeidsrechtkantoor AN-i bepaalt de samenstelling van de klachtencommissie en geeft aan partijen door welke leden in de klachtencommissie zitting nemen. Een lid mag geen belangen hebben bij de uitkomst van de procedure en dient partijen op voet van gelijkheid te behandelen. De samenstelling van de commissie is normaal dusdanig dat daarin een man en een vrouw zitting nemen. Op verzoek van een organisatie die zich heeft aangesloten bij de klachtencommissie, kan er ook een enkel lid vanuit de organisatie in de klachtencommissie zitting nemen, wat voor rekening van deze organisatie komt. Dat betekent dat er naast de meerderheid aan externe leden in de klachtencommissie een “intern” lid in de commissie deelneemt, wanneer AN-i daartoe besluit. Een partij kan bezwaar maken tegen de benoeming van een lid, indien gerechtvaardigde twijfel bestaat aan zijn/haar onpartijdigheid of onafhankelijkheid.

7.5. De regeling wordt geciteerd als de de klachtenregeling van de Klachtencommissie Ongewenst Gedrag.

7.6. De klacht en behandeling daarvan geschiedt in de Nederlandse taal en valt onder het Nederlands recht. De algemene voorwaarden van AN-i en in het bijzonder artikel 4.5 zijn op deze klachtenregeling van toepassing (zie www.an-i.nl/av).

7.7. De kosten die zijn verbonden aan het door de klachtencommissie  laten behandelen van de klacht komen voor rekening van de opdrachtgever (veelal zijnde de werkgever), waaronder zijn begrepen de kosten voor het secretariaat en de behandelaars. Indien de klager of beklaagde zich laat bijstaan, komen de kosten daarvan voor eigen rekening.

7.8.  In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de klachtencommissie.

7.9. Het dossier met de behandeling van de klacht wordt voor een periode van vijf jaar bewaard.