Werkgever – hoe gaat u om met een klacht of melding over ongewenst gedrag?
Wat zijn de eerste stappen als er een melding komt?
Als u een klacht of melding over bijvoorbeeld seksuele intimidatie, discriminatie of agressie krijgt, gaat het om een situatiedie onder uw zorgplicht valt. Hoe overtuigend de melding ook is, het belang van de beklaagde vraagt om zorgvuldigheid. Hoe gaat u rationeel om met zo’n gevoelig onderwerp?
De klager en beklaagde hebben beide verwachtingen van u
De eerste realiteit is dat u veelal te maken heeft met verschillende personen die op u rekenen. Zij willen beiden beschermd en zorgvuldig behandeld worden. De klager geeft aan gekwetst te zijn, terwijl de beklaagde niet ten onrechte beschuldigd wil worden. Beide partijen willen dat u aan hun kant staat en maatregelen treft. Wees evenwel behoedzaam, want als u nu al een kant kiest gaat het snel mis.
Uw voornaamste rol in deze situatie is “regelaar”
Juist omdat u als werkgever niet zelf in het spanningsveld wilt komen tussen de klager en beklaagde, is het goed om de rol van regelaar aan te nemen. Zo kunt u zonder een oordeel te vellen er wel voor beide partijen zijn en het proces in goede banen leiden.
Wat kunt u in het belang van beide partijen regelen?
1. Vertrouwenspersonen – organiseer dat zowel de klager en desgewenst de beklaagde terecht kunnen bij verschillende vertrouwenspersonen;
2. Haal partijen uit elkaar – als doorwerken (elders) geen optie is, regel het op non-actief stellen van de beklaagde of beide partijen;
3. Vertrouwelijkheid – zorg dat vertrouwelijkheid wordt bewaakt en niemand eigenhandig tot onderzoek over gaat of eigen rechter gaat spelen;
4. Een gesprek – als de klager daarvoor kiest, regel dan een gesprek tussen de klager en beklaagde bij voorkeur in bijzijn van een onafhankelijke en terzake kundige gespreksleider;
5. Een onafhankelijk onderzoek – als de klager wenst dat er een oordeel komt over het gedrag van de beklaagde, dan volgt een onderzoek bij een onafhankelijke klachtencommissie, wat u regelt;
6. Tref maatregelen – indien u een oordeel heeft van de commissie, dan kunt u waar nodig op grond van dat oordeel passende maatregelen treffen (bijvoorbeeld een waarschuwing, overplaatsing, demotie of ontslag).
Voor meer informatie over wat ongewenst gedrag is, het voeren van beleid, inschakelen vertrouwenspersonen en voeren gesprekken, zie onze toolbox:
Advies & onderzoek door de klachtencommissie
Waarvoor kunt u terecht bij de klachtencommissie?
Advies over hoe u omgaat met een melding
Bij ons secretariaat kunt u zonder kosten advies inwinnen. U hoeft daarvoor niet aan ons verbonden te zijn. We geven u antwoord op iedere denkbare vraag over hoe u omgaat met ongewenst gedrag en de melding hierover. We helpen u om de juiste stappen te kunnen zetten, ook als er nog geen beoordeling van de klacht nodig is.
Onderzoek van een klacht door de klachtencommissie
Voor iedere beoordeling naar seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en pesten kunt u terecht bij de klachtencommissie. Voor deze beoordeling hoeft u niet bij ons geregistreerd te zijn. Wij kunnen u hierover nader informeren.
Voor advies en/of onderzoek kunt u contact opnemen
U kunt terecht bij mevrouw Ivanka Schreuder van ons secretariaat:
Telefonisch 08877-08877 of per mail schreuder@an-i.nl
De meerwaarde van het onderzoek:
1. Een heldere uitkomst
Iedere betrokkene heeft belang bij een heldere uitkomst. Dat kan alleen door doelgericht te de klacht te behandelen en de bevindingen grondig te motiveren. Per onderdeel van de klacht wordt aangegeven of deze gegrond of ongegrond is en op basis waarvan deze conclusie is getrokken.
2. Deskundigheid door meer dan 25 jaar ervaring
De onderzoekers kennen het thema van alle kanten en zijn dagelijks actief in vraagstukken over ongewenst gedrag. Naast het beoordelen van klachten geven ze voorlichting, voeren ze procedures bij de rechtbank en verzorgen ze trainingen in hun specialisme.
3. Onafhankelijk onderzoek
Gelijke kansen voor klager en beklaagde in de procedure is van groot belang voor de waarheidsvinding. De commissie weet ook niet welke uitkomst de werkgever wenst in de zin van wel of juist niet een veroordeling. De commissie spreekt recht en is daarmee ook niet te vergelijken met een recherchebureau. Een onafhankelijke oordeel op grond van gewogen feiten is juist wat partijen nodig hebben.
4. Zorgvuldige werkwijze
De procedure geeft beide partijen gelijke rechten en is vooraf helder. Aan de hand van een schriftelijke klacht volgen er twee zittingen voor de klager en beklaagde afzonderlijk, gevolgd door een tweede ronde van hoor en wederhoor. Beide partijen kennen alle bewijsstukken en mochten daarop reageren en weten dus op grond van welke feiten de commissie oordeelt.
5. Een volledig rapport in 3 à 4 weken
Alle partijen hebben er belang bij dat de procedure niet te lang duurt. Wij hebben door ons specialisme het traject zo geoptimaliseerd, dat het mogelijk wordt om een rapport binnen 3 à 4 weken af te ronden. Dat kan zelfs in de wetenschap dat ons onderzoekstraject partijen veel gelegenheid geeft om hun visie te geven en we bijzondere aandacht besteden aan het onderbouwen en motiveren van de uitkomst.
Achtergrond & werkwijze van de klachtencommissie
Waarom een externe klachtencommissie?
Bij klachten over ongewenst gedrag zijn de belangen groot. Indien de klacht gegrond is, dan kan dat vergaande gevolgen hebben voor de beklaagde. Wordt de klacht ongegrond bevonden, dan zal dat de klager ook niet onberoerd laten. Beide partijen, de klager en de beklaagde, willen daarom een zorgvuldige en eerlijke behandeling. Dit betekent dat er objectief naar de klacht wordt gekeken door personen die daarover een onafhankelijk oordeel kunnen vormen en geen belang hebben bij de uitkomst. Om dat te waarborgen wordt de klacht door de klachtencommissie onderzocht.
Vanuit ons kantoor hebben wij meerdere deskundigen die in de klachtencommissie zitting nemen. Onder normale omstandigheden zullen de heer mr. Ulli Hoogland en mevrouw mr. Tjitske Dijkstra in de commissie zitting nemen.
Op verzoek van een organisatie kan er ook een enkel lid vanuit de organisatie in de klachtencommissie zitting nemen. Dat betekent dat er naast de meerderheid aan externe leden in de commissie een “intern” lid in de commissie deelneemt. Voorwaarde is natuurlijk dat degene naast deskundig ook volledig onafhankelijk is en derhalve geen belang heeft bij de uitkomst.
Aanmelding bij de commissie
Indien u werknemers de ruimte wilt geven om rechtstreeks een klacht bij de commissie in te dienen, dan kan dat. Aan deze registratie zijn geen kosten verbonden. Na deze registratie kunt u direct naar ons verwijzen in uw interne regelingen. U kunt hierover contact opnemen met ons secretariaat. Deze registratie is niet verplicht, want de commissie onderzoekt ook klachten van werkgevers die (nog) niet aangesloten zijn.
Hoe zit het met tijd & kosten
Onderzoeken met grote belangen vragen om een balans tussen een voortvarend en zorgvuldig onderzoek. De tijd wordt scherp in de gaten gehouden, juist omdat deze klachten de onderlinge verhouding onder druk zetten.
Het streven is om de procedure binnen 3 weken af te ronden. Dit is mogelijk door ons specialisme en de optimalisatie van het onderzoeksproces. Wij werken dagelijks aan vraagstukken over ongewenst gedrag.
De kosten van de behandeling van de klacht worden gedragen door de werkgever. Voor het werk van de commissie wordt een uurtarief gerekend van € 195,00 (ex btw). Bij een hoorzitting waarbij meerdere leden van de commissie aanwezig zijn en bij beraad door de commissie geldt ook dit uurtarief (dus niet de prijs per lid). De werkzaamheden worden gespecificeerd bijgehouden.
De commissie beoordeelt klachten in opdracht van werkgevers. Dat geldt voor werkgevers die zich vooraf bij ons aangesloten hebben en voor werkgevers die de commissie éénmalig inschakelen.
Mevrouw Ivanka Schreuder van ons secretariaat kan u nader informeren over de verwachte tijd en kosten, afhankelijk van het traject dat u nodig heeft. U bereikt haar met het nummer 08877-08855 of per mail: schreuder@an-i.nl.
Werkwijze van het onderzoek
Bevestiging van de ontvangst van de klacht
Een klager meldt zijn klacht bij de werkgever van de beklaagde. De werkgever die de behandeling door de klachtencommissie wil laten uitvoeren, neemt contact op met de klachtencommissie, waarna deze alle benodigde informatie zal verstrekken en opsturen (tel: 08877-08855). Vervolgens wordt de klacht en het opdrachtformulier door de werkgever naar de commissie verzonden. De commissie zal de klacht gaan beoordelen. De klager en beklaagde worden geïnformeerd over de te volgen procedure.
Afzonderlijke hoorzittingen op locatie
Na ontvangst van de gemotiveerde klacht wordt er een dag bepaald waarop de hoorzittingen plaatsvinden. Normaal gesproken zal de klager in de ochtend de gelegenheid krijgen om tekst en uitleg te geven (maximaal 2 uur) en in de middag kan de beklaagde (maximaal 2 uur). De zitting is besloten, zodat de wederpartij of derden daarbij niet aanwezig zijn. Deze zittingen vinden normaal plaats op ons kantoor in Zeist maar desgewenst kan dat ook plaatsvinden in de regio waar partijen het werk verrichten. De klager en beklaagde kunnen zich laten vergezellen, er wel van uitgaande dat de toelichting persoonlijk door de klager of beklaagde wordt gegeven.
Van iedere zitting wordt een verslag gemaakt door een notulist. De klager/beklaagde ontvangt eerst zelf het verslag van de eigen hoorzitting, zodat degene daarop kan reageren. Indien een werknemer op uitlatingen die tijdens de hoorzitting zijn gedaan aanvullingen heeft, dan worden deze aanvullingen als opmerkingen in het definitieve verslag opgenomen.
Schriftelijk antwoorden op de verslagen
De commissie stuurt het verslag van de hoorzitting naar de wederpartij, zodat deze de gelegenheid krijgt om daar schriftelijk op te antwoorden. Het antwoord op wat er door de wederpartij tijdens de zitting naar voren is gebracht, vormt een belangrijk moment om verweer te voeren. Dit is veelal ook de gelegenheid om de eigen weergave te ondersteunen met bewijsstukken of om andere vormen van bewijs aan te dragen.
De commissie zal aan de hand van de hoorzittingen en de antwoorden over en weer bepalen of een nader onderzoek vereist is. Dat kan bijvoorbeeld zien op het horen van getuigen of het opvragen of (laten) beoordelen van bepaalde gegevens. Van de bevindingen uit dit nadere onderzoek wordt een verslag gemaakt.
De laatste ronde om gehoord te worden
Beide partijen worden tot slot in de gelegenheid gesteld om hun laatste toelichting te geven. Dit is dan een reactie op datgene wat door de wederpartij naar voren is gebracht. Hierin kan ook ingegaan worden op de bevindingen uit het nadere onderzoek (het horen van getuigen) als de commissie daartoe in fase 3 is overgegaan.
Uitbrengen van de bevindingen
De commissie zal na het bestuderen van de standpunten een eindrapport opstellen. In dit rapport worden de gevolgde procedure, de feiten en de standpunten behandeld, naast het oordeel over de vraag of de klacht voldoende aannemelijk is geworden (gegrond is).
Het rapport wordt gelijktijdig naar de klager, de beklaagde en de contactpersoon bij de werkgever verzonden. Uiteindelijk bepaalt de werkgever welke rechtsgevolgen er aan de bevindingen uit het rapport worden gekoppeld.
Klachtencommissie ongewenst gedrag
T.a.v. secretariaat (mw. Ivanka Schreuder)
Jagerlaan 12 3701 XJ Zeist
schreuder@an-i.nl 08877-08855
Stel hier uw vraag aan de klachtencommissie
De organisatie die aangesloten zijn bij de klachtencommissie zijn o.a.
ANWB, NVM, MVRDV, ST PHILADELPHIA, NVVP, BOVAG, VAN BENTHEM & KEULEN, RDW
Meer informatie
Arbeidsrechtkantoor AN-i
De oplossende kracht van een specialisme
Advies, bemiddelen en procederen
Onafhankelijk onderzoek
Voorlichting & training
