Hoe gaat u als werkgever om met een klacht of melding?

Omgaan met discriminatie, seksuele intimidatie, agressie of pesten

Wat zijn de eerste stappen als er een melding komt?

Als u een klacht of melding over bijvoorbeeld seksuele intimidatie, discriminatie of agressie krijgt, gaat het om een situatie die onder uw zorgplicht valt. Hoe overtuigend de melding ook is, het belang van de beklaagde vraagt om zorgvuldigheid. Hoe gaat u rationeel om met zo’n gevoelig onderwerp?

De klager en beklaagde hebben beide verwachtingen van u

De eerste realiteit is dat u veelal te maken heeft met verschillende personen die op u rekenen. Zij willen beiden beschermd en zorgvuldig behandeld worden. De klager geeft aan gekwetst te zijn, terwijl de beklaagde niet ten onrechte beschuldigd wil worden. Beide partijen willen dat u aan hun kant staat en maatregelen treft. Wees evenwel behoedzaam, want als u nu al een kant kiest, gaat het snel mis.

Uw voornaamste rol in deze situatie is ‘regelaar’

Juist omdat u als werkgever niet zelf in het spanningsveld wilt komen tussen de klager en beklaagde, is het goed om de rol van regelaar aan te nemen. Zo kunt u zonder oordeel te vellen er wel voor beide partijen zijn en het proces in goede banen leiden.

Wat kunt u in het belang van beide partijen regelen?

1. Vertrouwenspersonen – organiseer dat zowel de klager en desgewenst de beklaagde terecht kunnen bij verschillende vertrouwenspersonen;
2. Haal partijen uit elkaar – als doorwerken (elders) geen optie is, regel het op non-actief stellen van de beklaagde of beide partijen;
3. Vertrouwelijkheid – zorg dat vertrouwelijkheid wordt bewaakt en niemand eigenhandig tot onderzoek over gaat of eigen rechter gaat spelen;
4. Een gesprek – als de klager daarvoor kiest, regel dan een gesprek tussen de klager en beklaagde bij voorkeur in bijzijn van een onafhankelijke en terzake kundige gespreksleider;
5. Een onafhankelijke klachtbehandeling – als de klager wenst dat er een oordeel komt over het gedrag van de beklaagde, dan volgt een behandeling bij een onafhankelijke klachtencommissie, wat u regelt;
6. Tref maatregelen – indien u een oordeel heeft van de commissie, dan kunt u waar nodig op grond van dat oordeel passende maatregelen treffen (bijvoorbeeld een waarschuwing, overplaatsing, demotie of ontslag).

Voor meer informatie over wat ongewenst gedrag is, het voeren van beleid, het inschakelen van vertrouwenspersonen en het voeren van gesprekken, zie onze toolbox:

Toolbox - beleid ongewenst gedrag

Advies & behandeling door de klachtencommissie

Waarvoor kunt u terecht bij de klachtencommissie?

Advies over hoe u omgaat met een melding

Bij ons secretariaat kunt u zonder kosten advies inwinnen. U hoeft daarvoor niet aan ons verbonden te zijn. We geven u antwoord op iedere denkbare vraag over hoe u omgaat met ongewenst gedrag en de melding hierover. We helpen u om de juiste stappen te kunnen zetten, ook als er nog geen onderzoek nodig is.

Behandeling van een klacht door de klachtencommissie

Voor ieder onderzoek naar seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en pesten kunt u terecht bij de klachtencommissie. Voor dit onderzoek hoeft u niet bij ons geregistreerd te zijn. Wij kunnen u over dit onderzoek nader informeren.

Voor advies en/of onderzoek kunt u contact opnemen

U kunt terecht bij mevrouw Ivanka Schreuder van ons secretariaat:

Telefonisch 08877-08855 of per mail schreuder@an-i.nl

De meerwaarde van de procedure:

Een heldere uitkomst

Iedere betrokkene heeft belang bij een heldere uitkomst. Dat kan alleen door een doelgerichte klachtbehandeling en de bevindingen grondig te motiveren. Per onderdeel van de klacht wordt aangegeven of deze gegrond of ongegrond is en op basis waarvan deze conclusie is getrokken.

Deskundigheid door meer dan 25 jaar ervaring

De specialisten kennen het thema van alle kanten en zijn dagelijks actief in vraagstukken over ongewenst gedrag. Naast het behandelen van klachten geven ze voorlichting, voeren ze procedures bij de rechtbank en verzorgen ze trainingen in dit specialisme.

Onafhankelijke behandeling

Gelijke kansen voor klager en beklaagde in de procedure is van groot belang voor de waarheidsvinding. De commissie weet ook niet welke uitkomst de werkgever wenst in de zin van wel of juist niet een veroordeling. De commissie spreekt recht en is daarmee ook niet te vergelijken met een recherchebureau. Een onafhankelijke oordeel op grond van gewogen feiten is juist wat partijen nodig hebben.

Zorgvuldige werkwijze

De procedure geeft beide partijen gelijke rechten en is vooraf helder. Aan de hand van een schriftelijke klacht volgt twee zittingen voor de klager en beklaagde afzonderlijk, gevolgd door een tweede ronde van hoor en wederhoor. Beide partijen kennen alle bewijsstukken en mochten daarop reageren en weten dus op grond van welke feiten de commissie oordeelt.

Een volledig rapport in 3 à 4 weken

Alle partijen hebben er belang bij dat de procedure niet te lang duurt. Wij hebben door ons specialisme het traject zo geoptimaliseerd, dat het mogelijk wordt om een rapport binnen 3 à 4 weken af te ronden. Dat kan zelfs in de wetenschap dat ons onderzoekstraject partijen veel gelegenheid geeft om hun visie te geven en we bijzondere aandacht besteden aan het onderbouwen en motiveren van de uitkomst.

Achtergrond & werkwijze van de klachtencommissie

Waarom een externe klachtencommissie?

Bij klachten over ongewenst gedrag zijn de belangen groot. Indien de klacht gegrond is, dan kan dat vergaande gevolgen hebben voor de beklaagde. Wordt de klacht ongegrond bevonden, dan zal dat de klager ook niet onberoerd laten. Beide partijen, de klager en de beklaagde, willen daarom een zorgvuldige en eerlijke behandeling. Dit betekent dat er objectief naar de klacht wordt gekeken door personen die daarover een onafhankelijk oordeel kunnen vormen en geen belang hebben bij de uitkomst. Om dat te waarborgen wordt de klacht door de klachtencommissie onderzocht.

Vanuit ons kantoor hebben wij meerdere deskundigen die in de klachtencommissie zitting nemen. Onder normale omstandigheden zullen de heer mr. Ulli Hoogland, mevrouw mr. Tjitske Hovenga – Dijkstra en/of mevrouw mr. Rachel van Ederen in de commissie zitting nemen.

Op verzoek van een organisatie kan er ook een enkel lid vanuit de organisatie in de klachtencommissie zitting nemen. Dat betekent dat er naast de meerderheid aan externe leden in de commissie een “intern” lid in de commissie deelneemt. Voorwaarde is natuurlijk dat degene naast deskundig ook volledig onafhankelijk is en derhalve geen belang heeft bij de uitkomst.

Aanmelding bij de commissie

Indien u werknemers de ruimte wilt geven om rechtstreeks een klacht bij de commissie in te dienen, dan kan dat. Aan deze registratie zijn geen kosten verbonden. Na deze registratie kunt u direct naar ons verwijzen in uw interne regelingen. U kunt hierover contact opnemen met ons secretariaat. Deze registratie is niet verplicht, want de commissie onderzoekt ook klachten van werkgevers die (nog) niet aangesloten zijn.

Hoe zit het met tijd en kosten?

Onderzoeken met grote belangen vragen om een balans tussen een voortvarend en zorgvuldig onderzoek. De tijd wordt scherp in de gaten gehouden, juist omdat deze klachten de onderlinge verhouding onder druk zetten.

Het streven is om de procedure binnen 4 weken af te ronden. Dit is mogelijk door ons specialisme en de optimalisatie van het onderzoeksproces. Wij werken dagelijks aan vraagstukken over ongewenst gedrag.

De kosten van het onderzoek worden gedragen door de werkgever. Voor het werk van de commissie wordt een uurtarief gerekend van € 195,00 (ex btw). Bij een hoorzitting waarbij meerdere leden van de commissie aanwezig zijn en bij beraad door de commissie geldt ook dit uurtarief (dus niet de prijs per lid). De werkzaamheden worden gespecificeerd bijgehouden.

De commissie onderzoekt klachten in opdracht van werkgevers. Dat geldt voor werkgevers die zich vooraf bij ons aangesloten hebben en voor werkgevers die de commissie eenmalig inschakelen.

Mevrouw Ivanka Schreuder van ons secretariaat kan u nader informeren over de verwachte tijd en kosten, afhankelijk van het onderzoek dat u nodig heeft. U bereikt haar met het nummer 08877-08855 of per mail: schreuder@an-i.nl.

Werkwijze van de commissie

Bevestiging van de ontvangst van de klacht

Een klager meldt zijn klacht bij de werkgever van de beklaagde. De werkgever die het onderzoek door de klachtencommissie wil laten uitvoeren, neemt contact op met de klachtencommissie, waarna ons secretariaat alle benodigde informatie zal verstrekken en opsturen (tel: 08877-08855). Vervolgens wordt de klacht en het opdrachtformulier door de werkgever naar de commissie verzonden. De commissie zal de klacht gaan onderzoeken. De klager en beklaagde worden geïnformeerd over de te volgen procedure.

Indien de werkgever naar ons verwijst voor het indienen van een klacht, dan kan de werknemer rechtstreeks bij ons de klacht indienen. De contactpersoon van werkgever wordt dan door het secretariaat op de hoogte gesteld dat een onderzoek start. Als er vragen zijn, kan er contact opgenomen worden met mevrouw Schreuder van ons secretariaat (telefoon: 08877-08855 en schreuder@an-i.nl).

Afzonderlijke hoorzittingen op locatie

Na ontvangst van de gemotiveerde klacht wordt er een dag bepaald waarop de hoorzittingen plaatsvinden. Normaal gesproken zal de klager in de ochtend de gelegenheid krijgen om tekst en uitleg te geven (maximaal 2 uur) en in de middag kan de beklaagde op de klacht en de bevindingen van de eerste hoorzitting reageren (maximaal 2 uur). De zitting is besloten, zodat de wederpartij of derden daarbij niet aanwezig zijn.

Deze besloten zittingen vinden normaal plaats op het kantoor van de commissie in Zeist en anders op een locatie in de regio waar de klager het werk verricht. De klager en beklaagde kunnen zich laten vergezellen, er wel van uitgaande dat de toelichting persoonlijk door de klager of beklaagde wordt gegeven.

Na de zitting volgt een nadere reactie en een nader behandeling

Na de zitting kunnen de klager en beklaagde desgewenst nog schriftelijk reageren. De commissie kan nader bewijs vragen door bijvoorbeeld het horen van getuigen. Tot slot krijgen de klager en beklaagde de gelegenheid voor een laatste schriftelijke reactie, als zij dat wensen. De commissie is volledig transparant over alle informatie die zij heeft ontvangen.

Uitbrengen van de bevindingen

De commissie zal na het bestuderen van de standpunten een rapport opstellen. In dit rapport worden de gevolgde procedure, de feiten en de standpunten behandeld, naast het oordeel over de vraag of de klacht wel of niet voldoende aannemelijk is geworden en daarmee gegrond of ongegrond is.

Het rapport wordt gelijktijdig naar de klager, de beklaagde en de contactpersoon van werkgever verzonden. Dit digitale rapport is beveiligd. Uiteindelijk bepaalt de werkgever welke rechtsgevolgen er aan de bevindingen uit het rapport worden gekoppeld.

klachtencommissie
ongewenst gedrag