De toolbox laat helder het verschil zien tussen een vaststellingsovereenkomst en de kansen en uitkomsten van de alternatieve ontslagroute. 

Ontslag is maatwerk

Voor zowel de werkgever en de werknemer wordt advies op maat gegeven. U staat sterker als u meer weet en onderbouwd een standpunt in kunt nemen.

De toolbox geeft:

• advies over de ontslagsituatie
• inzicht in alle bedragen       
• heldere verwachtingen
• essentiële kennis bij ontslag
• overzicht van de kosten per periode      

“Eindelijk een toolbox met een algoritme op grond van bigdata.” 

Stap 1. Reden van ontslag

Het gaat om de volgende redenen voor het einde van het dienstverband:

• Bedrijfseconomisch ontslag of langdurige ziekte  – Dat is een ontslag wegens  financiële / organisatorische redenen of wegens arbeidsongeschiktheid voor langer dan 2 jaar. In deze gevallen verloopt de procedure via het UWV als partijen er onderling niet uitkomen.
• Tijdelijk dienstverband: Een dienstverband voor bepaalde tijd eindigt van rechtswege op de overeengekomen datum. Een eerder einde aan een tijdelijk dienstverband is mogelijk in overleg of als daarvoor bedrijfseconomische (UWV) of persoonlijke redenen (kantonrechter) bestaan.
• Ontslag op staande voet: In dit geval heeft de werknemer volgens de werkgever een dringende reden gegeven waarom het dienstverband per direct wordt opgezegd (zonder opzegtermijn en vergoeding).
• Ontbinding arbeidsovereenkomst: Een werkgever kan een ontbindingsverzoek indienen bij de kantonrechter om het dienstverband te laten eindigen. Het gaat dan om disfunctioneren, ernstig verwijtbaar handelen, verstoorde verhouding of een combinatie van deze drie persoonlijke gronden.

Stap 2. Invoeren gegevens 

• Datum in dienst – Voer de datum in waarop de werknemer in dienst is getreden.
• Datum berekening of datum overleg– Dit is veelal de datum van vandaag of anders de datum van de onderhandeling. Het is in ieder geval de datum vanaf wanneer u wilt dat de berekeningen worden gemaakt. Op grond van deze datum wordt de opzegtermijn e.d. bepaald. 
• Bruto loon – Vul het overeengekomen maandelijkse brutoloon in. Hiervoor kunt u op de laatste loonstroken kijken.
• Meer arbeidsvoorwaarden – U kunt de berekeningen in detail door laten voeren door meer arbeidsvoorwaarden op te geven. Indien u kiest voor “Ja” dan kunt u de andere arbeidsvoorwaarden, vakantieverlof, overige kosten, afwijkende opzegtermijn en onderbrekingen in het dienstverband invoeren. 

Vaststellingsovereenkomst – ontslagregeling

Partijen kunnen in overleg afspraken maken over het einde van hun dienstverband. Dat gebeurd dan in een vaststellingsovereenkomst, waarin alle afspraken over het ontslag worden vastgelegd. Door een neutrale reden te kiezen (economisch of verschil van inzicht) kan de werknemer een WW-uitkering bij het UWV aanvragen. Naast de einddatum zullen partijen onderhandelen over de ontslagvergoeding en andere belangrijke onderdelen in de vaststellingsovereenkomst. Komen partijen er niet uit, dan rest de werkgever onderstaande ontslagroutes. 

UWV-ontslag – bedrijfseconomisch & langdurige ziekte

Het gaat hier om een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen, zoals een slechte financiële situatie, werkvermindering, reorganisatie, bedrijfsverhuizing & bedrijfsluiting. Dit kan dot het verval van een functie leiden. Bij de UWV moet de werkgever dan toestemming vragen voordat deze de werknemer mag ontslaan. Deze route is voor de werkgever het alternatief als partijen niet uit de onderhandeling komen over de vaststellingsovereenkomst.

Ontbinding kantonrechter – disunctioneren,ernstig verwijtbaar handelen, verstoorde verhouding & combinatie

Bij deze ontslagroute vraagt de werkgever ontbinding van de arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter. Het gaat dan veelal om ontslag wegens disfunctioneren, (ernstig) verwijtbaar handelen, verstoorde arbeidsverhouding of een combinatie van deze gronden. De kantonrechter bepaald of een arbeidsovereenkomst ontbonden mag worden en indien gevraagd op welke vergoedingen de werknemer recht heeft. Bij persoonlijke ontslaggronden is de kantonrechter het alternatief als partijen geen overeenstemming bereiken over de ontslagvergoeding.

Ontslag op staande voet

Een werkgever kan een werknemer op staande voet ontslaan, dit wil zeggen per direct. Er moet dan wel sprake zijn van een dringende (ernstig verwijtbare reden) en onverwijld en gemotiveerd optreden. Wanneer hier sprake van is, dan eindigt per direct het betalen van loon, dan hoeft de werkgever geen transitievergoeding aan de werknemer te betalen en mag deze een schadeloosstelling verhalen op de werknemer (verrekenen met de vakantierechten). Om de risico’s in te dekken kunnen partijen na het ontslag overgaan tot het onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst. Door deze overeenkomst op neutrale gronden te laten eindigen, kan de werknemer alsnog een WW-uitkering aanvragen. Indien de werkgever ten onrechte tot ontslag is overgaan zou ook een ontslagvergoeding passend kunnen zijn.

Einde tijdelijk contract

Wanneer de werknemer een tijdelijk contract heeft, kan de werkgever ervoor kiezen om dat af te laten lopen. De werkgever dient een contract voor langer dan maanden wel aan te zeggen, schriftelijk en uiterlijk een maand voor het aflopende contract. Wil de werkgever tussentijds afscheid nemen van de werknemer, dan zal deze toestemming van het UWV of een ontbinding door de kantonrechter nodig hebben. Het zal van de kansen en ontslagkosten afhangen of het zinvol is over een ontslagvergoeding en eerder vertrek te onderhandelen.

Datum in dienst

De datum van indiensttreding is van belang voor het bepalen van de opzegtermijn en de transitievergoeding voor in de vaststellingsovereenkomst. Op de loonstrook en in de arbeidsovereenkomst staat meestal de datum van indiensttreding vermeld.

Welke diensttijd telt mee:

• Eerdere tijdelijke contracten tellen mee, tenzij de onderbreking tussen de contracten langer is dan 26 weken (13 weken voor 2012).
• De diensttijd voor een overgang van onderneming en voor opvolgend werkgeverschap telt ook mee. Dat betekent in het bijzonder dat ook uitzendwerk dat de werknemer meegerekend moet worden.

Datum berekening (onderhandeling)

Op welke dag start u de onderhandelingen over de ontslagvergoeding in de vaststellingsovereenkomst? Dit is van belang om de opzegtermijn vast te kunnen stellen in de ontslagregeling of voor de alternatieve ontslagroute.

Brutoloon

Dit is het bruto maandsalaris welke de werknemer ontvangt. Het brutoloon kunt u vinden op de salarisstrook. Het laatste overeengekomen loon is bepalend. Indien een werknemer geen vaste overeengekomen arbeidsduur heeft of structureel meer werkt, dan wordt het gemiddelde loon over de laatste 12 maanden genomen. Werknemers die op stukloon of tegen provisie werken, nemen ook het gemiddelde van dit loon dat zij de voorgaande 12 maanden hebben ontvangen. Overwerk, toeslagen, dertiende maand en dergelijke kunt u invoeren bij “Wilt u de ontslagkosten in detail berekenen”. Het loon en andere overeengekomen vergoedingen zijn van belang om de ontslagvergoeding te bepalen.

Eindejaarsuitkering

Dit is de vergoeding die rond het einde van het jaar wordt betaald, waarvan het volledige brutobedrag wordt opgenomen. De hoogte is gelijk aan het bedrag dat een werknemer zou ontvangen als deze dit jaar in dienst zou blijven, wat meestel is gekoppeld aan de hoogte van het huidige salaris (i.p.v. vorige uitbetaalde eindejaarsuitkering). Voor deze uitkering geldt dat deze in de ontslagvergoeding meetelt en bij tussentijds vertrek veelal naar rato wordt uitgekeerd in de eindafrekening.

Dertiende maand

De dertiende maand is een soort eindejaarsuitkering, maar dan ter hoogte van één bruto maandsalaris. Deze wordt veelal in december of aan het begin van het jaar uitgekeerd. Het gaat om het volledige brutobedrag dat u invoert dat wordt meegerekend in de transitievergoeding. De hoogte is gelijk aan het bedrag dat een werknemer zou ontvangen als deze dit jaar in dienst zou blijven, dus meestel gelijk aan de hoogte van het huidige salaris (i.p.v. vorige uitbetaalde dertiende maand). Naast dat dit mee wordt gerekend in de transitievergoeding, zullen medewerkers bij tussentijds vertrek veelal een evenredig deel uitbetaald krijgen in de eindafrekening.

Toeslagen (zonder vakantiegeld)

Dit zijn toeslagen waar de werknemer recht op heeft (onafhankelijk van hoe goed hij of de organisatie het heeft gedaan). Denk aan een onregelmatigheidstoeslag en een ploegentoeslag door de uren waarop is gewerkt, maar ook toeslagen voor bezwarende omstandigheden en dergelijke. Het bedrag dat u opneemt is het bruto bedrag dat totaal in de laatste 12 maanden is betaald. Vakantiegeld neemt u bij dit invoerveld niet op (dat wordt afzonderlijk berekend).

Overwerk

Het gaat hier om het loon over de uren die de werknemer ‘extra’ heeft gewerkt. Voor de toolbox moet het loon over de uren overwerk in de voorgaande 12 maanden bij elkaar worden opgeteld. Ook als de werknemer korter in dienst is, neemt u het totaal van het overwerk over de afgelopen 12 maanden op als een brutobedrag. Incidenteel overwerk wordt derhalve ook meegenomen in de berekening van de ontslagvergoedingen.

Variabele winst-/eindejaarsuitkering: 

Dit zijn uitkeringen die afhankelijk zijn van de prestatie van de werknemer of de organisatie. Het gaat om vergoedingen die normaal niet iedere maand terugkeren. De hoogte moet daardoor over een langere periode berekend worden. Het gaat om de variabele overeengekomen looncomponenten, waarvan het uitbetalen dus niet zeker hoeft te zijn omdat het afhankelijk is van bepaalde situaties. Voor de juiste berekening is het van belang dat alle uitkeringen over de voorgaande 3 jaren bij elkaar worden opgeteld. Derhalve vanaf januari t/m december in de drie jaren voor het huidige jaar. Ook als een werknemer korter dan 36 maande in dienst is, neemt u dat totaal van de voorgaande jaren op als brutobedrag. Looncomponenten die niet overeengekomen zijn en die dus niet onder bepaalde omstandigheden uitbetaald moeten worden blijven buiten beschouwing (waarbij het gaat om spontane toekenningen).

Bonus

Dit is het geheel aan bonussen die de werknemer de voorgaande 3 jaren uitbetaald heeft gekregen. Het gaat dus om het totaal van alle betalingen van de bonusens van januari t/m december in de vorige drie jaren. Veelal zullen die bonussen / winstuitkeringen maar enkele keren per jaar toegekend worden, maar ook dan wordt dit meegerekend. Ook als de werknemer korter in dienst is, neemt u het totaal van het overwerk op als een brutobedrag. Een bonus die niet overeengekomen is en die dus niet onder bepaalde omstandigheden uitbetaald moet worden, blijven buiten beschouwing (waarbij het gaat om spontane toekenningen).

Saldo vakantie-uren op dit moment

Dit zijn de uren die de werknemer heeft opgebouwd tot nu toe. Indien een werkgever aan het begin van het jaar de vakantie-uren toekent, dan moeten deze naar evenredigheid teruggerekend worden naar het deel van het jaar dat al is verstreken.

Overeengekomen uren werk per week

Dit is de hoeveelheid uren die de werknemer normaal gesproken wekelijks werkt. Het gaat om de overeengekomen of gemiddelde uren in de laatste jaar (jaren). Het kan zijn dat een werknemer structureel meer is gaan werken dan eerder overeengekomen, in welk geval de werkelijke omvang als gemiddelde wordt opgenomen.

Opbouw vakantiedagen per jaar bij fulltime werken

Het gaat hier om de vakantiedagen die een werknemer bij een fulltime dienstverband jaarlijks opbouwt, dat wil zeggen de opbouw voor een fulltimer, ook als de werknemer parttime werkt.

Overige kosten per maand

Dit zijn de andere maandelijkse kosten voor de werkgever. Denk hierbij aan een de kosten voor een leaseauto, reiskostenvergoeding en de pensioenkosten. Hoe langer de medewerker in dienst is, des te meer lopen deze kosten op en daarmee ook een onderdeel om mee te wegen bij het onderhandelen over de ontslagvergoeding en de vaststellingsovereenkomst. Veelal wordt in de regeling bedongen dat de werknemer de leaseauto op een bepaalde datum inlevert.

ENKELE  BIJZONDERHEDEN

Vakantiegeld

Voor bijna alle werknemers geldt dat zij 8 % vakantiebijslag krijgen, maar mocht dat anders zijn dan kan dat percentage doorgegeven worden.

Opzegtermijn

Het is mogelijk dat de werkgever en werknemer een andere opzegtermijn dan wettelijk bepaald hebben afgesproken, wat u dan kunt opnemen. Dit kan ook uit een CAO blijken.

Onderbrekingen tussen arbeidscontracten

Is een medewerker meerder maanden niet werkzaam geweest, dan kunt u deze onderbreking opnemen. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als het gaat om tijdelijke contracten, bijvoorbeeld bij seizoenswerk. In geval van een onderbreking van meer dan 26 weken, dan rekent u de diensttijd na de onderbreking en telt het eerdere aan diensttijd niet mee. De diensttijd is een belangrijke factor om mee te rekenen in de transitievergoeding en andere ontslagvergoedingen.

Factor verhoging loonkosten

Een werkgever heeft niet alleen de maandelijkse loonkosten voor werknemers. maar ook zoals de werkgeversbijdrage in de sociale lasten, verzekeringen, opbouw pensioen en dergelijke. Deze kosten tellen niet mee in de hoogte van de (transitie)vergoedingen, maar wel in de kosten die de werkgever maandelijks maakt. Omdat vakantiegeld en dergelijke afzonderlijk opgenomen zijn in het overzicht, hebben wij deze resterende kosten ingeschat (voorzichtig) op 1.15 %. U kunt een ander percentage opnemen. 

Opzegtermijn 

Dit is de termijn die in acht genomen moet worden voor de arbeidsovereenkomst eindigt. Afhankelijk van de situatie kan de werknemer over deze termijn werken of vrijgesteld zijn. De lengte van de diensttijd is bepalend voor het aantal maanden opzegtermijn dat er geldt, naast dat er tegen het einde van de maand opgezegd moet worden. Sommige branches rekenen overigens in periodes van 4 weken in plaats van maanden.

Loonkosten

Dit zijn de kosten die een werkgever voor een werknemer maakt. Denk hierbij aan loon, toeslagen, bonussen, onkosten, pensioen en sociale lasten. De opbouw en uitbetalen van vakantiedagen wordt in het overzicht afzonderlijk berekend. Deze loonkosten zijn voor de werkgever relevant nu deze van invloed zijn op de ontslagvergoeding en dan in het bijzonder de transitievergoeding.

Schadeloosstelling voor de werkgever – in geval van ontslag op staande voet

De werknemer die op staande voet ontslagen is, behoord aan de werkgever een schadevergoeding te betalen. Dat is simpel gezegd een compensatie voor het feit dat door het doen of nalaten van de werknemer deze niet meer inzetbaar is en de werkgever iemand ander moet inzetten. De schadeloosstelling is volgens de wet gelijk gesteld aan het loon dat betaald had moeten worden als er normaal zou zijn opgezegd (met inachtneming van de opzegtermijn). Bij een onderhandeling over een vaststellingsovereenkomst wordt deze schadeloosstelling veelal kwijtgescholden of verrekend met de vakantierechten. Een werkgever die de schade echt wil verrekenen zal binnen twee maanden na het ontslag een verrekeningsverklaring moeten opsturen op een verzoekschrift bij de kantonrechter moeten indienen.

Saldo vakantie-uren (tot nu toe)

Dit is de hoeveelheid vakantie-uren die een werknemer op dit moment heeft opgebouwd, derhalve op de datum waarop partijen onderhandelen over de vaststellingsovereenkomst. Bij ontslag moeten de al opgebouwde vakantie-uren uitbetaald worden, wat geldt na toestemming door het UWV of ontbinding door de kantonrechter.

Saldo vakantie-uren nog

Dit is de extra opbouw aan vakantiedagen die gaat plaatsvinden tussen het moment van onderhandelen en einde dienstverband. Deze rechten moeten uitbetaald moeten worden als het dienstverband via het UWV of de kantonrechter eindigt. Tijdens de onderhandeling over de vertrekregeling kan dit ook in de vergoeding meegerekend worden waardoor ze verder geacht worden opgenomen te zijn.

Transitievergoeding

Dit is de wettelijke vergoeding waar de werknemer normaal recht op heeft aan het einde van het dienstverband. De transitievergoeding wordt vanaf de eerste werkdag opgebouwd. Sinds 2020 wordt de transitievergoeding ook bij korte tijdelijke dienstverbanden betaald. In geval van ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer krijgt deze geen transitievergoeding en als degene zelf besluit om te stoppen met het werk.

Cumulatievergoeding

Dit is een vergoeding waar de werknemer recht op kan hebben als de kantonrechter de arbeidsovereenkomst gaat ontbinden. Er moet dan wel sprake zijn van een ontbinding op meerdere ontslaggronden, zoals disfunctioneren en een verstoorde verhouding. Een werkgever kan om meer kans te maken naast een verzoek om een enkele grond er voor kiezen om de ontbinding te verzoeken op een cumulatie van gronden.

Billijke vergoeding

Dit is een vergoeding waar de werknemer recht op heeft als de kantonrechter gaat ontbinden en van mening is dat de werkgever ernstig verwijtbaar heeft gehandeld. Zo kan een werkgever er zelf voor hebben gezorgd dat de arbeidsverhouding ernstig verstoord is geraakt of kan een werkgever bij een onderzoek naar verdenkingen jegens de werknemer ernstig tekort zijn geschoten. De rechter bepaalt de hoogte van zo’n vergoeding naar billijkheid. De hoogte van deze vergoeding is in de toolbox dan ook een inschatting op grond van ons algoritme.